Die Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung – ein Höhepunkt für viele Vereinsmitglieder. Diese Zusammenkunft wird auch als Jahreshauptversammlung bezeichnet und ist oftmals einer der wenigen Anlässe, zu dem sich alle – oder zumindest die Mehrzahl der Mitglieder – gemeinsam treffen. Doch die Versammlung ist nicht nur geselliges Beisammensein. Sie ist gleichzeitig ein gesetzlich vorgeschriebenes Vereinsorgan und hat wesentliche Funktionen erfüllen. Sie ordnungsgemäß vorzubereiten, durchzuführen und anschließend zu protokollieren ist eine wichtige Aufgabe des Vorstands. Wir erklären in unserer Übersicht, was es zu beachten gilt und wie Sie in Ihrem Verein solch eine Versammlung durchführen können.
Wann und wie häufig sind Mitgliederversammlungen durchzuführen?
Für die Durchführung einer Mitgliederversammlung gelten zunächst einmal die Bestimmungen der Satzung. Die dort genannten Fristen und „Formalien“ sind vom Vorstand zu beachten. Üblicherweise ist vorgesehen, dass einmal pro Kalenderjahr alle Mitglieder einzuladen sind. Das BGB enthält zudem in den §§ 32 ff. umfangreiche Vorschriften hierzu, die anzuwenden sind, soweit die Satzung keine entsprechenden Regelungen enthält. Auch wenn dies in der Vereinssatzung nicht ausdrücklich bestimmt ist, muss eine Mitgliederversammlung durchgeführt werden, sobald 10 Prozent der Mitglieder dies fordern (§ 37 BGB).
Was ist bei der Einladung zu beachten?
Auch hier gilt zunächst die Vereinssatzung. Meist ist die Schriftform vorgesehen, wobei dann auch per E-Mail eingeladen werden kann. Allerdings ist es auch möglich, in der Satzung zu regeln, dass lediglich ein Aushang am schwarzen Brett ausreicht. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, falls sich die Vereinsmitglieder regelmäßig auf dem Vereinsgelände treffen, etwa bei Sport- oder Kleingartenvereinen. Ebenfalls aus der Satzung ergibt sich, mit welcher Frist einzuladen ist. Der Einladung muss eine Tagesordnung beigefügt werden, damit sich die Vereinsmitglieder entsprechend vorbereiten können. Daneben sollte der Vorstand entscheiden, welche weiteren Unterlagen verschickt werden. Sofern es Fristen für Anträge oder eine Änderung der Tagesordnung gibt, sollte hierauf in der Einladung ausdrücklich verwiesen werden.
Praxistipp: Mit der Einladung kann der Bericht des Vorstands vorab verschickt werden, damit dieser bei der Mitgliederversammlung nicht in voller Ausführlichkeit vorgetragen werden muss.
Was sind die Aufgaben der Mitgliederversammlung?
Die Mitgliederversammlung ist das höchste Organ des Vereins. Sie ist für alle Angelegenheiten zuständig, die nicht üblicherweise dem Vorstand zufallen. Klassische Aufgaben sind die Entlastung und Wahl des Vorstands, eventuelle Genehmigung des Haushalts, Änderungen der Vereinssatzung oder andere Obliegenheiten, soweit dies in der Satzung vorgeschrieben ist. Daneben steht es dem Vorstand frei, bedeutsame Entscheidungen oder solche von großer finanzieller Tragweite der Mitgliederversammlung zu überlassen.
Mit welchen Mehrheiten entscheidet die Mitgliederversammlung?
Auch hier gelten zunächst einmal die Regelungen der Satzung. Dort ist häufig auch festgelegt, ob und unter welchen Bedingungen geheime Abstimmungen erfolgen müssen. Fehlen vereinsinterne Bestimmungen, sind die gesetzlichen Regelungen zu beachten, insbesondere die §§ 32 bis 35 BGB.
Sind auch virtuelle Mitgliederversammlungen möglich?
Derzeit dürfen Mitgliederversammlungen nur virtuell stattfinden, wenn die Satzung dahingehend geändert wurde. Im Februar 2023 befasst sich der Bundestag mit einem Gesetzesentwurf, der es ohne Satzungsänderung ermöglicht, virtuell oder hybrid Versammlungen abzuhalten. Auf eine Mitgliederversammlung kann verzichtet werden, sofern alle Mitglieder ihre Zustimmung zum Beschluss schriftlich erklären (§ 32 Abs. 2 BGB). Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass dies in der Satzung vorgesehen ist.
Wer leitet die Mitgliederversammlung?
Gewöhnlich sehen Satzungen vor, dass die Mitgliederversammlung vom Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter geleitet wird. Der Mitgliederversammlung steht es jedoch auch frei, einen anderen Versammlungsleiter zu wählen. Dies ist zum Beispiel dann empfehlenswert, wenn mit Konflikten zu rechnen ist, in die auch der Vorstand einbezogen ist. Ein externer Versammlungsleiter ist für den Fall hilfreich, das dessen besonderes Fachwissen gefragt ist. So kann zum Beispiel bei einer vorgesehenen Satzungsänderung aus steuerlichen Gründen die Versammlungsleitung (zeitweise) dem Steuerberater des Vereins übergeben werden.
Wie ist der typische Ablauf einer Mitgliederversammlung?
Nach der Eröffnung durch den Vorstand oder Versammlungsleiter sollte die rechtzeitige und ordnungsgemäße Einladung festgestellt und über die Tagesordnung abgestimmt werden. Es hat sich bewährt, dass die Berichte des Vorstands, des Schatzmeisters und des Rechnungsprüfers vor den übrigen Tagesordnungspunkten erstattet werden und danach die Entlastung des Vorstands erfolgt.
Praxistipp: Für Versammlungsleiter ist es häufig schwierig, ausufernde Redebeiträge zu begrenzen, ohne den Eindruck zu erwecken, dass eine Diskussion „abgeschnitten“ wird. Liegen zu einem Tagesordnungspunkt bereits mehrere Wortmeldungen vor, kann der Versammlungsleiter ankündigen, dass er beabsichtigt, die Rednerliste zu schließen. Dies ermöglicht letzte Wortmeldungen und verhindert zugleich, das diese zum Beginn neuer Debatten führen.
Was ist bei einer Satzungsänderung zu beachten?
Vorrangig gelten die in der Vereinssatzung enthaltenen Regelungen. Soweit diese fehlen oder nicht eindeutig formuliert sind, gilt § 33 BGB. Danach ist für eine Satzungsänderung eine Dreiviertelmehrheit (der abgegebenen Stimmen) erforderlich. Eine Satzungsänderung ist grundsätzlich erst wirksam, sobald sie im Vereinsregister eingetragen ist (§ 71 BGB). Bei gemeinnützigen Vereinen ist es immer empfehlenswert, Satzungsänderungen zuvor mit dem Finanzamt abzustimmen. Eine Besonderheit gibt es bei geplanten Änderungen des Vereinszwecks. Nach § 33 Abs. 1 S. 2 BGB ist hierzu die Zustimmung aller Vereinsmitglieder notwendig. Ob es sich um eine Erweiterung oder eine Änderung des Vereinszwecks handelt, ist im Einzelfall zu prüfen und kann in Zweifelsfällen auch mit dem Registergericht vorab abgestimmt werden.
Praxistipp: Ein Beschluss zur Änderung des Vereinszwecks sollte immer so formuliert werden, dass dieser erweitert und nicht etwa geändert wird.
Protokoll der Mitgliederversammlung
Vorstand oder Mitgliederversammlung können festlegen, wer das Protokoll führt. Es sollte folgende Angaben enthalten:
- Datum, Beginn und Ende sowie Ort
- Anzahl der anwesenden Mitglieder
- Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Einladung und Beschlussfähigkeit
- Ablauf der Mitgliederversammlung in Stichpunkten und Hinweis auf vorgetragene Berichte (zum Beispiel vom Vorstand, Schatzmeister, Rechnungsprüfer, Sportleiter usw.)
- genauer Wortlaut aller Beschlüsse und das Ergebnis sowie die Art der Abstimmung (Handzeichen, schriftlich, offen oder geheim )
- Datum und Unterschrift des Protokollführers sowie weiterer in der Satzung vorgesehener Personen
Es ist nicht erforderlich, den Verlauf der Diskussion und die einzelnen Wortmeldungen im Protokoll zu erwähnen. Soweit die in der Mitgliederversammlung vorgetragenen Berichte in schriftlicher Form vorliegen, können diese als Anlage zum Protokoll genommen werden, ebenso eine Teilnehmerliste, falls eine solche vorliegt. Sofern in der Satzung nichts Anderes vorgesehen ist, genügt es, dass der Versammlungsleiter die Anzahl der anwesenden Vereinsmitglieder feststellt und ins Protokoll aufnehmen lässt.
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