Virtuelle Mitgliederversammlung – was jetzt gilt!

Wichtige Veränderungen für Vereine: Seit dem 21. März 2023 dürfen sie, auch ohne vorher die Satzung zu ändern, Mitgliederversammlungen rein digital oder in hybrider Form durchführen. Dies war bis Sommer 2022 im Rahmen einer Corona-Sonderregelung möglich und wird durch eine Änderung des Vereinsrechts (§ 32 BGB) nun dauerhaft ermöglicht. Mitgliederversammlungen in Präsenz durchzuführen ist selbstverständlich weiterhin möglich. Was ihr dabei beachten solltet und an welchen Punkten die neue Regelung nicht eindeutig ist, erfahrt ihr in unserem Rechtstipp.

Das Wichtigste in aller Kürze:

• Das einberufende Gremium (meist der Vorstand) kann die Versammlung in hybrider Form veranstalten – ohne dass dafür eine Satzungsänderung nötig ist.
• Auch rein virtuelle Versammlungen sind ohne Satzungsänderung möglich. Darüber muss allerdings zwingend die Mitgliederversammlung in einem Beschluss entscheiden.
• Die digitale Beteiligung an der Versammlung ist nicht nur per Video-Konferenz möglich, sondern auch auf anderen Wegen der elektronischen Kommunikation wie Chat, Telefonkonferenz oder E-Mail.
• Schriftliche Abstimmungen sind ebenfalls möglich – zur Beschlussfassung bedarf es allerdings der Zustimmung aller Mitglieder.

Diese Regelungen gelten für eingetragene Vereine ebenso wie für Stiftungen.

Vereine dürfen natürlich auch wie bisher die Mitgliederversammlung in reiner Präsenzform umsetzen.

Hybrid oder in Präsenz: der Vorstand entscheidet

Nach der neuen Regelung kann der Vorstand, der die Mitgliederversammlung einberuft, festlegen, ob die Mitgliederversammlung als hybride Veranstaltung oder wie bisher als Präsenzveranstaltung durchgeführt wird. Bei einer hybriden Veranstaltung können die Teilnehmenden wählen, ob sie digital dabei sind oder in Präsenz vor Ort. Eine Änderung der Satzung ist nicht mehr erforderlich!

Bei hybriden Versammlungen muss der Vorstand zudem entscheiden, „wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können“, also beispielsweise mit welchem Videokonferenz-Tool.

Virtuell: nur mit Beschluss der Mitgliederversammlung

Die rein virtuelle Durchführung einer Mitgliederversammlung darf nur die Mitgliederversammlung selbst beschließen. Den Anstoß dazu kann der Vorstand oder können Mitglieder des Vereins geben. Ein Anspruch auf die digitale Teilnahme an der Mitgliederversammlung besteht dabei für die Mitglieder nicht. Vereine können (!) diese Art der Durchführung anbieten, müssen es aber nicht. Gleiches gilt für briefliche Abstimmungen.

Tipp: Diskutiert in einer der nächsten turnusmäßigen Mitgliederversammlungen darüber, ob die Versammlungen künftig in Präsenz, digital oder hybrid stattfinden sollen und fasst einen entsprechenden Beschluss. Dieser ist dann für die zukünftigen Mitgliederversammlungen bindend, kann aber mit einem weiteren Beschluss durch die Mitgliederversammlung wieder geändert werden.

Übrigens: Der Beschluss, in welcher Form die Mitgliederversammlungen stattfinden sollen, benötigt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
Wenn ihr die Möglichkeit, Mitgliederversammlungen rein virtuell abzuhalten, bereits in der Satzung verankert habt, braucht ihr keinen Beschluss der Mitgliederversammlung im Vorfeld.

Teilnahme per Videokonferenz, Telefon oder Chat

Soll die Mitgliederversammlung in virtueller oder hybrider Form durchgeführt werden, muss der Vorstand in der Ladung zur Mitgliederversammlung angeben, auf welchem Wege die virtuell anwesenden Mitglieder am Willensbildungsprozess der Mitgliederversammlung teilnehmen können – also sich bei Diskussionen zu Wort zu melden, Anträge zu stellen und an Abstimmungen teilzunehmen. Hierbei stehen alle Wege moderner Kommunikation zur Verfügung. Das Gesetz trifft keine Einschränkungen. Es ist also möglich, die Mitgliederversammlung als Videokonferenz abzuhalten, Telefonschaltungen zu ermöglichen und sogar über diverse Chat-Dienste zu kommunizieren.

Aus der Neuregelung geht allerdings nicht hervor, dass alle diese Möglichkeiten gegeben sein bzw. angeboten werden müssen.

Beachtet dabei, dass viele Einzelprobleme noch nicht gelöst sind. Zentral ist dabei die Frage, wie sichergestellt ist, dass die Mitglieder ihre Rechte auch in einer rein virtuellen Mitgliederversammlung vollumfassend ausüben können. Weiterhin stellt sich die Frage, wann eine virtuell durchgeführte Abstimmung rechtssicher ist („Wie organisiere ich personalisierte Zugänge? Wie sicher ist das Verfahren? Ist der Schutz personenbezogener Daten über die gewählte Tools gewährleistet?“). Und es stellen sich Fragen in Bezug auf Art und Umfang der Gestaltung der Einladungen zur betreffenden Mitgliederversammlung („Welches Programm, welche Plattform nutze ich und was kostet das?“).

Schriftliche Abstimmung

Im Gegensatz zu den Corona-Sonderregelungen setzt die Beschlussfassung in einem schriftlichen Verfahren die Zustimmung aller(!) Mitglieder zwingend voraus. Durch diese Einschränkung wird eine schriftliche Abstimmung wohl nur für Vereine mit sehr wenigen Mitgliedern infrage kommen.
Möchtet ihr, dass bei schriftlichen Abstimmungen im Verein eine einfache Mehrheit zur Beschlussfassung ausreicht, so müsst ihr eine entsprechende Regelung, die vom Gesetz abweicht, in eure Satzung aufnehmen.

Neue Regelung gilt auch für Vorstandssitzungen

Die Änderungen des Vereinsrechts betreffen neben der Mitgliederversammlung auch die Sitzungen eures Vorstands, wenn dieser aus mehreren Personen besteht. Dieser kann nun ohne weitere Voraussetzungen Sitzungen hybrid durchführen. Auf Beschluss des Vorstands können zudem Vorstandssitzungen künftig auch als virtuelle Sitzungen stattfinden.

Stiftungsvorstände können ebenso nach dieser Regelung verfahren. Ausnahme: Die Satzung der Stiftung sieht etwas anderes vor.

Stand: 28. März 2023