Die Briefwahl im Verein
Wie bedeutsam inzwischen die Briefwahl geworden ist, zeigte die Bundestagswahl 2021. Doch nicht nur bei politischen Wahlen, auch für Vereine wird eine Entscheidung per Brief immer interessanter. Schließlich dürfen noch bis zum 31. August 2022, aufgrund gesetzlicher Ausnahmeregelungen, Mitgliederversammlung auch dann virtuell – zum Beispiel als Videokonferenz – durchgeführt werden, wenn dies in der Vereinssatzung nicht vorgesehen ist. Mehr zu diesem Thema haben wir Ihnen im #DSEErechtstipp virtuelle Mitgliederversammlungen zusammengestellt. Soll diese Möglichkeit der Onlineversammlungen zudem über den genannten Termin hinaus genutzt werden, sind dafür aber entsprechende Regelungen in der Satzung notwendig. In diesem Zusammenhang wird dann häufig geprüft, die Briefwahl als Abstimmungsmöglichkeit gleich im Vereinsstatut mitzuverankern. Wir haben Ihnen deshalb alles Wichtige dazu in unserer Übersicht zusammengefasst.
Was bedeutet die Briefwahl konkret?
Einem Verein steht es frei, in seiner Satzung zu bestimmen, dass Mitglieder, die an einer persönlichen oder virtuellen Teilnahme an der Hauptversammlung verhindert sind, über Anträge und Wahlvorschläge schriftlich abstimmen dürfen. Es kann ebenso geregelt werden, dass bei einer virtuellen Mitgliederversammlung auch die Teilnehmer ihr Votum mit einem Stimmzettel abgeben. Zusätzlich kann ein Verein vorsehen, dass der Vorstand über wichtige Entscheidungen die Mitglieder schriftlich abstimmen lassen darf, insbesondere bei solchen Fragen, bei denen ansonsten eine Genehmigung der Mitgliederversammlung notwendig wäre.
Ablauf einer Briefwahl im Verein
Grundlegend: Die Briefwahl gibt einem Verein die Möglichkeit, das Votum der Vereinsmitglieder auf eine sehr breite Basis zu stellen.
Vorbereitung
1. Legen Sie ein Wählerverzeichnis an
Aus der Mitgliederliste wird ein Wählerverzeichnis erstellt, in dem jedes wahlberechtigte Mitglied aufgeführt ist und mit einer individuellen Nummer versehen wird. Hinweis: Enthält die Satzung keine Regelung zur Wahlberechtigung, so sind ALLE Mitglieder, also auch die minderjährigen, wahlberechtigt. Die Stimmabgabe erfolgt dabei durch die gesetzlichen Vertreter, es sei denn die Satzung gibt den minderjährigen Mitgliedern ein eigenes Stimmrecht.
2. Ernennen Sie einen Wahlvorstand. Dies geschieht durch Beschluss des Vorstands.
Vorstandsmitglieder können die Wahlleitung und -durchführung übernehmen, sofern sie nicht selbst zur Wahl stehen oder an der zu treffenden Entscheidung selbst unmittelbar beteiligt oder von ihr betroffen sind.
Beispiel: Der Verein will einen Auftrag an die Firma eines Vorstandsmitglieds erteilen.
3. Notwendige Unterlagen für die Briefwahl
- Anschreiben an die Mitglieder, in dem der Anlass der schriftlichen Abstimmung genannt ist und der Ablauf der Briefwahl erklärt wird.
- Stimmzettel – auf diesem muss der zur Wahl stehende Beschluss eindeutig bezeichnet sein. Es gilt der Grundsatz: Man darf ihn nicht missverstehen können, selbst wenn man ihn missverstehen will!
- Stimmzettelumschlag
- Wahlschein, der die Anschrift des Mitglieds, die Wählernummer, die Rücksendefrist und ein Unterschriftsfeld enthält
- Umschlag für den Rückversand mit Anschrift (Wahlbrief)
- Versandkuvert
4.Versand der Unterlagen
Erstellen und drucken Sie die individuellen Wahlscheine anhand des Wählerverzeichnisses. Anschreiben, Wahlschein, Stimmzettel, Stimmzettelumschlag und der adressierte Rückumschlag werden in ein Versandkuvert gepackt und postalisch versendet.
Durchführung
1. Zwischen Versand und Abgabefrist
Die Briefwahlunterlagen kommen zurück und müssen ungeöffnet an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem abschließbaren Schrank.
2. Wahlbriefe zählen und kontrollieren
- Nach Ablauf der Frist werden die Briefe gezählt und geöffnet.
- Die Wählernummern auf den Wahlscheinen werden im Wählerverzeichnis als eingegangen markiert.
- Es wird geprüft, ob die Wahlscheine richtig ausgefüllt sind. Fehlt eine Unterschrift, oder sind die Angaben falsch, wird der Stimmzettelumschlag ungeöffnet zur Seite gelegt.
- Alle anderen Stimmzettelumschläge sind für die Wahl zugelassen.
3. Stimmzettel auszählen
Nur die zugelassenen Stimmzettelumschläge werden geöffnet und die Stimmzettel ausgezählt.
4. Protokoll
Das Ergebnis wird wie folgt protokolliert:
- Die Wahlbriefe, die nicht zur Wahl zugelassen und zur Seite gelegt wurden, werden nicht im Protokoll aufgeführt.
- Die Zahl der zugelassenen Wahlbriefe – die ausgezählten Stimmzettel – entspricht der Anzahl der anwesenden Mitglieder bei einer Mitgliederversammlung und wird im Protokoll wie üblich genannt. Die Wahlergebnisse werden wie gewohnt nach Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen protokolliert.
5. Veröffentlichung des Ergebnisses
Die Wahlergebnisse werden nach der Regelung der Satzung bekannt gegeben.
FAQ
Müssen Stimmzettel verschickt werden?
Aus praktischen Erwägungen, und um eindeutige Ergebnisse zu erzielen, ist es unbedingt empfehlenswert, Stimmzettel mit Kästchen zum Ankreuzen zu versenden, die es erlauben, einzelnen Anträgen zuzustimmen, diese abzulehnen oder sich der Stimme zu enthalten. Es empfiehlt sich, in dem Formular, freie Felder einzufügen, in denen Anträge ergänzt werden können, die während einer (virtuellen) Mitgliederversammlung spontan eingebracht werden.
Eine Besonderheit ist bei anstehenden Wahlen zu beachten. Ist nämlich vorgesehen, dass diese – gegebenenfalls auf Antrag eines Mitglieds – geheim durchgeführt werden, sind zusätzlich Wahlzettel und neutrale Briefumschläge zu verschicken.
Was ist bei der Auszählung bzw. Auswertung zu beachten?
In der Regel ist in der Satzung festgelegt, innerhalb welcher Frist Stimm- und Wahlzettel zurückzuschicken sind. Die Frist sollte nicht zu lang bemessen sein – acht Werktage sind meist ausreichend.
Weiterhin bedarf es einer Festlegung, wer für die Auswertung zuständig ist. Stehen Neuwahlen mit mehreren Kandidaten an, wäre es ungünstig, dass einer der Bewerber die Stimmzettel auszählt. Für diese Fälle sollte ein Wahlleiter bestimmt werden, der – gemeinsam mit zwei weiteren Vereinsmitgliedern, zum Beispiel den Rechnungsprüfern, – diese Aufgabe übernimmt.
Vor Beginn der Auszählung ist festzuhalten, von welchen Vereinsmitgliedern Rückmeldungen eingegangen sind. Dies ist insbesondere dann notwendig, sofern für einzelne Abstimmungsergebnisse qualifizierte Mehrheiten – also in der Regel 2/3 oder 75 Prozent der anwesenden Mitglieder – erforderlich sind. Ferner kann mit der namentlichen Erfassung im Zweifelsfall nachgewiesen werden, dass alle Stimmzettel berücksichtigt wurden.
Bei geheimen Wahlen ist es sinnvoll, die Stimmzettel – gegebenenfalls nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist – zu vernichten.
Was passiert, wenn ein Stimmzettel verloren geht?
Ein Mitglied meldet sich und sagt, es habe keine Briefwahlunterlagen erhalten oder seinen Wahlschein verloren. Es erhält neue Unterlagen mit einer neuen Wählernummer. Die verloren gegangene Wählernummer wird notiert.
Sollten Unterlagen mit der verloren gegangenen Wählernummer dennoch zugesendet werden, darf diese nicht zur Wahl zugelassen werden.
Wie verhält es sich mit ungültigen Stimmen?
Es können nur Stimmen berücksichtigt werden, die eindeutig und ohne jede Abweichung für oder gegen einen bestimmten Vorschlag stimmen. Der geringste Zusatz oder Auslegungsbedarf macht solche Stimmabgaben ungültig.
Leere Stimmzettelumschläge gelten als ungültige Stimmen.
Können mehrere Abstimmungsarten kombiniert werden?
Nach dem entsprechenden Gesetz ist es auch möglich, die Arten der Stimmabgaben zu kombinieren.
Ist auch eine elektronische Briefwahl möglich?
Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, Stimmzettel (und bei nicht geheimer Wahl auch Wahlunterlagen) per E-Mail an den Verein zu schicken. Daneben gibt es Computerprogramme, die eine elektronische Abstimmung oder Wahl am heimischen Bildschirm noch während der Mitgliederversammlung ermöglichen. Hierdurch wird der Vorgang wesentlich beschleunigt und das Ergebnis steht bereits nach wenigen Minuten fest.
Allerdings wird es noch eine gewisse Zeit Vereinsmitglieder geben, die nicht über die entsprechenden technischen Voraussetzungen verfügen oder eine elektronische Wahl ablehnen. Diesen sollte die Abstimmung in Papierform zusätzlich ermöglicht werden.
#DSEErechtstipp
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