E-Rechnung ab dem 01.01.2025 – Was müssen Vereine und gemeinnützige Organisationen jetzt tun?

Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung verpflichtend – auch für gemeinnützige Vereine können sich wichtige Änderungen ergeben. Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten für euch zusammengefasst.

1. E- Rechnung – Was ist das?

Die sogenannte elektronische Rechnung ist ein standardisiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat. Ein Datensatz, der an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung angehängt ist.

Zur Klarstellung: Eine via E-Mail übermittelte Rechnung ist KEINE E-Rechnung in diesem Sinne.

2. Warum wird eine solche Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnung dient der Bekämpfung von Straftaten, genauer: der Hinterziehung von Umsatzsteuern. Am Ende des Einführungsprozesses der E-Rechnung sollen Rechnungen von Unternehmen dann nicht nur dem Rechnungsempfänger, sondern auch unmittelbar dem Finanzamt übermittelt werden. Zudem erleichtert die standardisierte, maschinenlesbare Form der Rechnungen den Finanzbehörden die Durchführung von Steuerprüfungen.

3. Ist mein Verein verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen/zu versenden?

Ja, sofern der Verein einen umsatzsteuerpflichtigen Zweckbetrieb und/oder einen umsatzsteuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält.

Nein, wenn der Verein weder einen Zweckbetrieb und/oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat.

Nein, wenn der Verein keine umsatzsteuerpflichtigen Geschäfte tätigt.

4. Gibt es Ausnahmen bei der Rechnungserstellung?

E-Rechnungen müssen nicht erstellt werden

• bei Rechnungen an Endverbraucher und Privatpersonen,
• bei bestimmten umsatzsteuerfreien Umsätzen, z.B. Seminargebühren,
• bei Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250 € nicht übersteigen,
• bei Rechnungen von ausländischen Rechnungsstellern oder Rechnungen an ausländische Rechnungsempfänger.

5. Muss mein Verein in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen?

Ja, unbedingt! Im Moment scheinen sich zwei Formate der E-Rechnung durchzusetzen. Diese heißen „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Es handelt sich bei beiden Formaten im Grunde um PDF-Dateien, an die der elektronische Datensatz angehängt ist. Diese Rechnungen können normal ausgedruckt und zu den Buchhaltungsunterlagen genommen werden, sofern der Verein noch eine händische Buchhaltung führt, was im Übrigen nicht zu empfehlen ist.

Besondere Maßnahmen sind daher zurzeit nicht erforderlich.

Sollte der Verein eine elektronische Buchführung haben, so ist beim jeweiligen Anbieter zu prüfen, ob das verwendete Programm die Voraussetzungen zum Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen hat.

6. Gibt es Übergangsregelungen?

Für die Umsetzung der E-Rechnung gibt es einige Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2026 können Rechnungen noch als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden, z.B. auf Papier oder als PDF-Datei.
• Bis Ende 2027 können kleinen Unternehmen, die einen Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr erzielt haben, Rechnungen ebenfalls noch als sonstige Rechnungen ausstellen.
• Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen bei inländischen Umsätzen mit inländischen Unternehmen E-Rechnungen versenden.