Pflichten des Vereins als Arbeitgeber
Nicht alle Arbeiten im Verein können ehrenamtlich und nebenbei erledigt werden. Sollen etwa Sportanlagen, Museen oder Schulen unterhalten werden, geht es nicht, ohne Personal einzustellen. In diesem Fall kommen auf den Verein als Arbeitgeber zahlreiche Pflichten und Verwaltungstätigkeiten zu:
Zunächst müssen beim Finanzamt eine Steuernummer für lohnsteuerliche Zwecke und bei der Bundesanstalt für Arbeit eine Betriebsnummer beantragt werden. Bei jeder einzelnen Lohnzahlung ist zu berechnen, ob und in welcher Höhe Lohnsteuer und Sozialversicherung anfallen und abzuführen sind.
Spätestens nach Ablauf des Kalenderjahrs sind zudem Meldungen an die Berufsgenossenschaft zu übermitteln. Für die Arbeiten rund um die Lohnabrechnung sind viel Fachwissen und ein entsprechendes Lohnabrechnungsprogramm erforderlich.
Daher sollte ein Verein, der nur wenige Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer beschäftigt, die Tätigkeiten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder einem hierauf spezialisierten Unternehmen übergeben. Aber auch dann verbleiben beim Verein noch einige Aufgaben.
Ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag erforderlich?
Der Abschluss eines Arbeitsvertrags ist grundsätzlich auch mündlich möglich. Jedoch sollte dieser aus Nachweisgründen und zur Vermeidung von Unstimmigkeiten immer schriftlich abgefasst werden. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben darüber hinaus einen Anspruch, dass spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen (Umfang der Tätigkeit, Vergütung, Urlaub, Arbeitszeit) schriftlich niedergelegt werden (§ 2 Nachweisgesetz).
Können Arbeitsverträge mit Vorstandsmitgliedern abgeschlossen werden?
Falls ein (gemeinnütziger) Verein in der Satzung geregelt hat, dass Vorstandsmitglieder ehrenamtlich tätig sind, steht ihnen für die reine Vorstandstätigkeit keine Vergütung zu. Dennoch können diese als Geschäftsführerin und Geschäftsführer oder Geschäftsstellenleitung usw. angestellt und vergütet werden. Gleiches gilt für sonstige Vereinsmitglieder, die zum Beispiel als Betreuerin und Betreuer, Hausmeisterin und -meister, Platzwartin und Platzwart oder Kraftfahrerin und Kraftfahrer im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses entlohnt werden.
Wer gilt als Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer?
Vereinsmitglieder und Dritte können für den Verein als Arbeitnehmerin und Arbeitnehmer oder auf selbstständiger/freiberuflicher Basis tätig werden. Erhalten diese regelmäßig wiederkehrend eine Vergütung, arbeiten sie weisungsgebunden und sind organisatorisch in den Betrieb des Vereins eingegliedert und gelten in der Regel als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer. Auf die Bezeichnung im Vertrag kommt es nicht an. Wird jemand als Honorarkraft vergütet, kann er dennoch von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer angesehen werden. Man spricht dann von „Scheinselbstständigkeit“. In diesen Fällen hat der Verein als Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge nachzuentrichten.
Beispiel 1: Ein selbstständig tätiger Rechtsanwalt berät den Verein gelegentlich und stellt hierfür jeweils Honorarabrechnungen. Ein Arbeitsverhältnis kommt hierdurch nicht zustande.
Beispiel 2: Ein Vorstandsmitglied ist als Rechtsanwalt selbstständig und wird vom Verein als Geschäftsführer mit einer festen monatlichen Vergütung aufgrund einer Honorarvereinbarung beschäftigt. Aufgrund seiner Organstellung und Eingliederung in den Vereinsbetrieb dürfte eine abhängige Beschäftigung vorliegen. Es sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und abzuführen.
Beispiel 3: Ein Verein unterhält ein Museum und beschäftigt Schülerinnen, Schüler und Studierende als Museumsaufsicht und für Führungen. Wegen der organisatorischen Eingliederung und Weisungsgebundenheit handelt es sich bei diesen Personen regelmäßig um Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
Wie kann ich das Risiko der „Scheinselbständigkeit“ ausschließen?
Sollte sich nachträglich herausstellen, dass freie Mitarbeitende sozialversicherungsrechtlich als Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer einzustufen sind, so muss der Verein für zurückliegende Zeiträume sowohl Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung nachzahlen. Dies kann für einzelne Vereine existenzbedrohend sein. Daher sollten alle risikobehafteten Sachverhalte durch eine Expertin oder einen Experten geprüft und beurteilt werden. Im Zweifelsfall kann nur durch ein förmliches Statusfeststellungsverfahren Klarheit geschaffen werden. Für dessen Durchführung ist die Deutsche Rentenversicherung Bund zuständig und wird auf Antrag des potenziellen Arbeitgebers durchgeführt.
Werden Übungsleiterinnen und -leiter bei der Ehrenamtspauschale berücksichtigt?
Zahlungen gemeinnütziger Einrichtungen an nebenberufliche Übungsleiterinnen und -leiter, Trainerinnen und Trainer, Ausbilderinnen und Ausbilder oder Dozentinnen und Dozenten bleiben bis zu 3.000 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei. Bei anderen Tätigkeiten greift die steuerfreie Ehrenamtspauschale in Höhe von 840 Euro. Diese Beträge werden unabhängig davon berücksichtigt, ob jemand im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses oder freiberuflich für den Verein tätig ist, d. h. sie bleiben auch bei der Lohnabrechnung steuerfrei.
Sind Aufwandsentschädigungen steuerpflichtig?
Soweit Aufwandsentschädigungen den tatsächlichen Aufwand bei der Empfängerin oder dem Empfänger nicht übersteigen, bleiben diese grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Dienen diese jedoch dazu, auch die eigentliche Tätigkeit zu vergüten, gelten sie als Arbeitslohn. Für die Erstattung von Reisekosten sind die steuerlichen Vorschriften zu beachten.
Werden auch Vereine durch das Finanzamt und die Rentenversicherung geprüft?
Jeder Arbeitgeber unterliegt der Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamts, unabhängig davon, wie viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer er beschäftigt. Der Finanzbeamte achtet insbesondere darauf, ob alle Zuwendungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vollständig und zutreffend der Lohnsteuer unterworfen wurden. Das besondere Augenmerk gilt dabei steuerfreien Zuwendungen wie Reisekosten oder sonstigem Aufwendungsersatz. Ein Prüfungsschwerpunkt der Deutschen Rentenversicherung ist häufig die Scheinselbstständigkeit. Hierzu werden alle Verträge mit freien Mitarbeitenden und Honorarkräften kontrolliert.
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