Hauptamt stärkt Ehrenamt
Kooperationen aufbauen – Synergien schaffen
Der ehrenamtsunterstützende Landkreis muss nicht jede Hilfestellung und Unterstützungstätigkeit für das Ehrenamt selbst leisten. Es ist vielmehr sinnvoll, zum einen auf bestehende Unterstützungsangebote zurückzugreifen und mit bestehenden Institutionen vor Ort die Zusammenarbeit zu suchen. Dies vermeidet Doppelstrukturen, unnötige Konkurrenz und kann Synergien heben. Zum anderen sollte externer Expertensachverstand dort genutzt werden, wo er im ehrenamtsunterstützenden Landkreis nicht vorhanden oder zu schwach ausgeprägt ist. Schließlich können externe Akteure vielfach auch wertvolle Multiplikatoren darstellen.
Bürgermeister Angermünde, Landkreis Uckermark
„Das Leben und die Lebensqualität in Angermünde werden entscheidend von den örtlichen Vereinen, Gemeinschaften und Organisationen mitgestaltet, die es schaffen, generationenübergreifend ein breites Angebot für Sport, Freizeit, Kultur und Soziales anzubieten. Ohne Ehrenamt geht in diesen Bereichen eigentlich gar nichts. Das wissen wir als Stadt natürlich und versuchen an unterschiedlichen Stellen zu unterstützten, da, wo es für uns möglich ist. Die Ehrenamtskoordination des Landkreises hilft uns bei dieser Unterstützung. Hier erhalten wir viele wichtige Informationen, die wir dann an alle Akteure weitergeben können.“
Vorsitzender der Westfalen Sport-Stiftung
„Mehr und mehr Unternehmen verstehen sich als Agierende innerhalb des Gemeinwesens. Aus diesem Verständnis von ‚Corporate Citizenship‘ erwächst eine Kraft, die in vielfältigen Formen des bürgerschaftlichen Engagements direkt unterstützen kann. In vielen Fällen fehlt es jedoch an Gelegenheiten, bei denen sich Unternehmen und vom Ehrenamt getragene Organisationen begegnen. So bleibt es oft bei Unkenntnis und Vorurteilen über ‚die anderen‘. Kommunale Ansprechstellen könnten diese fatale Lücke schließen, indem sie unternehmerisches Engagement ermitteln und mit den Bedarfen des Gemeinwesens koordinieren.“
Landrat Landkreis Emsland
„Netzwerkarbeit ist gerade in Flächenlandkreisen ein Garant für den Erfolg kommunaler Engagementförderung. Wie sonst kann man als zentrale Verwaltung den Kontakt zur Basis in allen Regionen halten? Unsere Netzwerke sind der kurze Draht zu den Ehrenamtlichen vor Ort und zurück zum Ehrenamtsservice – Informationen und Wünsche fließen in beide Richtungen. Netzwerkarbeit ist definitiv für alle Beteiligen ein Gewinn. Gemeinsames Arbeiten verhindert Konkurrenz und Doppelstrukturen, schafft Vertrauen und ermöglicht eine größere Angebotspalette – alles zugunsten des freiwilligen Engagements, das es unbedingt zu unterstützen gilt!“
Behörden
Die Umfragen zum Ehrenamt bestätigen immer wieder: Die bürokratischen Lasten werden als zu hoch empfunden. Soll das Ehrenamt unterstützt werden, ist daher einer der naheliegendsten Wege, hier anzusetzen.
Um herauszufinden wo genau, hilft es, sich in die Lage der Ehrenamtlichen und Vereine hineinzuversetzen und die auf sie einwirkenden bürokratischen Lasten, die in der Regel auf Gesetzen basieren, mit „ihrer Brille“ zu sehen. Die wichtigsten Vorschriften für Vereine sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) einzusehen. Daneben sind die Regelungen des Vereinsrechts zu beachten. Die Regelungen zur Anerkennung als steuerbegünstigter Verein sind in der Abgabenordnung (AO) enthalten. Eine nicht unerhebliche Relevanz haben zudem die Gesetze aus dem Steuerrechtsbereich. Daneben gilt es auch noch den Versicherungsschutz im Ehrenamt zu beachten, Auflagen bei Veranstaltungen etc. müssen eingehalten werden.
Insgesamt betrachtet sind es eine Vielzahl von Handlungsvorschriften und Richtlinien, die von Ehrenamtlichen und gerade von Vereinsvorständen beachtet werden müssen. Sei es bei der Gründung eines Vereins, der formellen Organisation, der Haftung, beim Umgang mit Spenden, der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten – ohne formale Akte ist eine ordnungsgemäße Ehrenamtstätigkeit nicht leistbar. Dies kann abschreckend wirken und Personen von einer ehrenamtlichen Tätigkeit abhalten.
Behörden sichern aber auch Kontinuität und sorgen für Rechtssicherheit. Oft bieten sie Serviceleistungen, um Unsicherheiten im Umgang mit den rechtlichen Anforderungen abzubauen und bürokratische Hürden zu senken.
Der Landkreis als ehrenamtsunterstützende Stelle kann hier eine wichtige Brückenfunktion übernehmen. Aufgabe für den Landkreis kann hier im ersten Schritt sein, Transparenz herzustellen. Vielfach wissen die Ehrenamtlichen und Vereine nämlich nicht, welche Angebote ihnen zur Verfügung stehen. In einem zweiten Schritt kann der Landkreis dann etwa versuchen, Behörde, Ehrenamtliche und Vereine in einen direkten Austausch zu bringen.
● Finanzamt
Eine zentrale Behörde für das Ehrenamt ist das Finanzamt. Die Behörde, in deren Gebiet ein Verein seinen Vereinssitz hat, ist erste Ansprechpartnerin bei einer Vereinsgründung. In der Kooperation mit dem zuständigen Finanzamt im Landkreis Oberspreewald-Lausitz konnte beispielsweise eine Vereinbarung getroffen werden, nach der ein fachkundiger Mitarbeiter der Finanzbehörde kostenlos mindestens einmal jährlich eine Informationsveranstaltung zum aktuell gültigen Gemeinnützigkeitsrecht gibt.
● Amtsgericht
Von wesentlicher Bedeutung ist auch der Kontakt zum Amtsgericht. Im Regelfall ist der zuständige Rechtspfleger die erste Instanz ordentlicher Gerichtsbarkeit im Zusammenhang mit einer Vereinsgründung und einer rechtssicheren Vereinstätigkeit.
● Berufsgenossenschaften
Nach Landesrecht ist vielfach ein Teil der Ehrenamtlichen in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert, insbesondere im sogenannten klassischen Ehrenamt. Auch die Berufsgenossenschaften zählen daher zu den amtlichen externen Partnern. Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung haben sie die Aufgabe, präventiv auf Unfallgefahren hinzuweisen bzw. Unfälle zu verhüten und im Fall eines Unfallereignisses Leistungen zu erbringen. Zuständig für das Ehrenamt können hier die Verwaltungsberufsgenossenschaft, die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienste und Wohlfahrtspflege oder die zuständige Unfallkasse des jeweiligen Landes sein.
● Weitere behördliche Partner
Je nachdem, welchen Zweck eine gemeinnützige Organisation verfolgt, kommen auch die Ausländerbehörde, das Bauamt, das Landesamt für Denkmalpflege, das Jobcenter u. a. als externe Ansprech- und Kooperationspartner infrage.
Städte und Gemeinden
Für eine Stärkung des Ehrenamts im Landkreis ist es sinnvoll, auch die Vernetzung gemeindlicher Vertreter innerhalb eines Landkreises zu fördern – von der Amtsleiterin in den einzelnen Gemeinden über die Bürgermeister der Städte möglichst bis hin zu jedem Ortsvorsteher. Die Gemeinden können als Kanäle und Multiplikatoren bei der Weitergabe von Informationen des Landkreises dienen. Zum anderen gilt auch umgekehrt für die ehrenamtlich Engagierten, dass sie so klar vor Augen haben, wen man bei Fragen rund ums Ehrenamt kontaktieren kann.
Es empfiehlt sich, mit Beginn des Aufbaus einer engagementfördernden hauptamtlichen Stelle auf Landkreisebene die Städte, Gemeinden, Bürgermeister und Ortsvorsteherinnen zu kontaktieren und sich vorzustellen. Auf diesem Wege gewinnt man potenzielle Multiplikatoren. Je nach Einschätzung der Bürgermeisterin oder des Amtsdirektors könnte möglicherweise eine weitere persönliche Vorstellung in bereichsnahen Ausschüssen, Gremien oder bei Ortsvorsteherversammlungen erfolgen.
Bei jeder Ansprache ist immer zu bedenken, dass man die vorhandenen Strukturen, die bereits geschaffen wurden, respektiert. Kommunen agieren eigenständig und es sollte immer klargestellt werden, dass man nicht in Konkurrenz zu bereits bestehenden Strukturen treten möchte, sondern den Gemeinden durch die Zusammenarbeit ein Mehrwert entsteht.
Gemeinden, Städte und Bürgermeister kennen „ihre“ ehrenamtlich Tätigen sowie die aktiven Vereine in der Regel sehr gut. Sie wissen um deren Bedarfe und können so die hauptamtliche Stelle bei ihrer Tätigkeit gut unterstützen. Es empfiehlt sich, einen regelmäßigen Austausch zu suchen, damit man sich gegenseitig über neue Vorhaben im Zusammenhang mit der Stärkung ehrenamtlicher Strukturen informieren und diese Vorhaben gemeinsam voranbringen kann. Hier gilt es natürlich unbedingt Angebotsüberschneidungen zu vermeiden. Ein wichtiger Faktor der Zusammenarbeit ist eine gute und sinnvolle Kommunikation und gegenseitige Verlässlichkeit. Es kann auch ein Beratungs- oder Seminarangebot mit Hilfe der Gemeinden und Bürgermeister erstellt werden, das maßgeschneidert die Bedürfnisse vor Ort unterstützt.
Unternehmen
Gerade in den ländlichen Räumen gibt es eine Vielzahl von familiengeführten Unternehmen, die in ihrer Heimat verwurzelt sind und sich ihr verbunden fühlen. Es sollte dabei in der Ansprache zwischen Unternehmen, die das Ehrenamt bereits aktiv fördern und solchen, die bislang noch nicht in derartige Prozesse eingebunden sind, unterschieden werden. Auch ehemalige Führungskräfte oder Politiker a. D. können angesprochen und eingebunden werden.
Die Kommunikation mit Wirtschaftsunternehmen sollte sehr zielorientiert und effektiv erfolgen. Hintergrundinformationen zum ausgewählten Unternehmen sind unabdingbar. Über Rahmenbedingungen wie aufzubringende Zeit und Finanzen sollte direkt zu Beginn aufgeklärt werden. Wichtig ist die persönliche Adressierung der Ansprache. In Gesprächen sollte geklärt werden, welche Leistungen gegenseitig erbracht werden können und auf welchen Aufgabengebieten die Prioritäten einer Zusammenarbeit liegen sollten. Hierbei ist eine klare Formulierung, welche Erwartungshaltung man an den Kooperationspartner stellt, zwingend notwendig. Zudem muss ein zeitlicher Rahmen zur Kooperation festgelegt werden.
Beispiele von Kooperationsansätzen:
Plattform für Sachspenden
Technische Geräte und Mobiliar, die von Wirtschaftsunternehmen nicht mehr genutzt werden, können darüber ihren Besitzer wechseln und erleichtern oft in gemeinnützigen Organisationen und Vereinen die Arbeit.
Engagementpraktikum:
Die Zielgruppe hier sind vorrangig Auszubildende. Bei dieser Art von Praktikum lernen sie durch die Freistellung vom Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum in einer sozialen Einrichtung eine andere Arbeits- und Lebenswelt kennen.
Coaching„Unternehmenskooperationen“
Der Landkreis Emsland bietet z. B. gemeinsam mit dem „Netzwerk Ehrenamt“ fünf Vereinen ein professionelles und vor allem individuelles Coaching zum Thema „Unternehmenskooperationen“ an. Nach einem gemeinsamen Auftakt aller fünf Vereine, bei dem die Basics zum Thema vermittelt werden (z.B. „Was sind Unternehmenskooperationen?“, „Welches Selbstverständnis steht hinter Unternehmenskooperationen?“ und „Was ist der Gewinn für beide Seiten?“), findet ein mehrstündiges Coaching mit jedem einzelnen Verein statt.
Marktplatz – Veranstaltung „Pluspunkt“
Vertreter von Wirtschaftsunternehmen und gemeinnützigen Organisationen kommen zusammen, um Kontakte zu knüpfen und Engagement-Kooperationen zu vereinbaren. Der ehrenamtsunterstützende Landkreis kann hier eine „Maklerrolle“ übernehmen und einen „Marktplatz“ bereitstellen.
gute Beispiele zeigen
Unternehmen, die bereits einen großen Beitrag zum ehrenamtlichen Engagement leisten, können auf unterschiedlichen Plattformen dargestellt werden. Webseiten, Newsletterrubriken, Social-Media-Kanäle können sinnvoll sein, um über betreffende Unternehmen zu berichten.
Kreis- und Landesverbände
Um Vereine und auch ehrenamtlich tätige Organisationen besser zu erreichen und Doppelarbeiten sowie Konflikte zu vermeiden, ist es sinnvoll, die vorhandenen Kreis- und Landesverbände in die ehrenamtsunterstützende Arbeit und Kommunikation einzubeziehen. Die Verbände pflegen den regelmäßigen Kontakt zu ihren Mitgliedern. Sie sind also gute Multiplikatoren für das Verbreiten von Informationen und Angeboten.
Aber: Kreis- und Landesverbände sind zuallererst Dienstleister für ihre Vereine und die ehrenamtlich Tätigen. Aus diesem Grund muss die Ansprache sehr sensibel und zielgenau durchgeführt werden.
Eine Zusammenarbeit kann nur auf einer vertrauensvollen Ebene erfolgen. Man sollte gemeinsam sondieren, auf welchem Themenfeld Ressourcen gebündelt werden können und wo Unterstützung notwendig ist. Ebenfalls ist es möglich, neue Themenfelder gemeinsam zu bearbeiten. Die Erarbeitung eines gemeinsamen Strategiepapiers ist Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit. Es beinhaltet arbeitsrelevante Schnittpunkte und Inhalte, welche im Rahmen der Zusammenarbeit umgesetzt werden.
Netzwerk
Bei der Zusammenarbeit in Netzwerken gibt es verschiedene Zielgruppen. Berücksichtigt werden muss bei der Einbindung oder Einrichtung eines Netzwerks, welche Personen, Einrichtungen etc. dort zusammengefasst sind bzw. werden sollten. Wichtig ist es, dass der ehrenamtsunterstützende Landkreis für sich selbst eine Zielformulierung für das Netzwerk erstellt. Im Netzwerk muss ebenfalls eine Verständigung über die gemeinsamen Zielsetzungen sowie die angestrebte Arbeitsweise erfolgen: Soll es ein Arbeitsgremium sein, darf die Zahl der Mitglieder eine arbeitsfähige Größe nicht überschreiten.
Die Netzwerke können themenspezifisch gegründet werden (Lebensqualität im Alter, Suchtprävention, Arbeit mit Geflüchteten), Einrichtungen einer Art zusammenfassen (Freiwilligenagenturen, Seniorenservicebüros, Mehrgenerationenhäuser, kommunale Ansprechpartner o.ä.) oder auch allgemein ansprechen, wer sich mit dem Thema Engagementförderung befasst (Kreissportbund, Wohlfahrtsverbände, Kirchen etc. in einem Netzwerk).
Je nach Zielsetzung und Größe der Netzwerke kann die Zusammenarbeit ausgelegt werden. Persönliche Treffen mit möglicherweise wechselnden Treffpunkten sind ebenso denkbar wie digitale Treffen, die gerade bei Flächenlandkreisen ressourcenschonend sind. Es sollte bei der Wahl der Methode jedoch unbedingt berücksichtigt werden, dass Netzwerkarbeit Beziehungsarbeit ist: Beziehungen werden gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit deutlich einfacher in Präsenz aufgebaut. Außerdem ist für eine gelungene Netzwerkarbeit und die dazugehörige Beziehungsarbeit eine verlässliche Ansprechperson wichtig, die das Netzwerk koordiniert. Hierzu gehört eine auf Dauer angelegte Stelle zur Engagementförderung.
➜ Beispiele aus der Praxis
Individuelles Coaching für Vereine zum Thema Unternehmenskooperationen – Landkreis Emsland
Der Landkreis Emsland bietet gemeinsam mit dem „Netzwerk Ehrenamt“ fünf Vereinen ein professionelles und vor allem individuelles Coaching zum Thema „Unternehmenskooperationen“ an. Nach einem gemeinsamen Auftakt aller fünf Vereine, bei dem die Basics zum Thema vermittelt werden (z.B. „Was sind Unternehmenskooperationen?“, „Welches Selbstverständnis steht hinter Unternehmenskooperationen?“ und „Was ist der Gewinn für beide Seiten?“), findet ein mehrstündiges Coaching mit jedem einzelnen Verein statt. Für das Coaching konnte ein professioneller Partner gewonnen werden, der bereits über mehrjährige Erfahrung im Bereich der Beratung von sowohl Unternehmen als auch von NPOs verfügt. Der professionelle Partner plant gemeinsam mit dem Verein Maßnahmen, die je nach örtlicher Unternehmensstruktur und Zielsetzung des Vereins vor Ort umsetzbar sind und begleitet sie ein Stück weit im Prozess der Umsetzung.
Standards für freiwilliges Engagement – Kreis Emsland
Im Netzwerk Ehrenamt arbeiten die großen Träger freiwilligen Engagements wie Kirchen, Kreissportbund, Wohlfahrtsverbände, Freiwilligenagenturen etc. gemeinsam mit dem Ehrenamtsservice im Landkreis Emsland zusammen. Dieses Netzwerk hat Standards für die Arbeit mit freiwillig Engagierten erarbeitet und diese gemeinsam veröffentlicht. Hierbei ging es um Aufgabenprofile, Versicherungsschutz, Auslagenersatz und feste Ansprechpersonen, aber auch um Austausch und Partizipation, Weiterbildung und Abschiedskultur. Diese Broschüre wurde großflächig allen Interessierten kostenlos zur Verfügung gestellt. Ergänzt wurde die Veröffentlichung durch einen Fachtag für Einrichtungen und freiwillig Engagierte, an dem die Inhalte durch verschiedene Workshops noch ergänzt und vertieft wurden. Über 150 Teilnehmer nahmen die Möglichkeit wahr, sich zu verschiedenen Themen intensiver zu informieren.
Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz kooperiert mit dem zuständigen Finanzamt.
In der Kooperation mit dem zuständigen Finanzamt im Landkreis Oberspreewald-Lausitz konnte beispielsweise eine Vereinbarung getroffen werden, nach der ein fachkundiger Mitarbeiter der Finanzbehörde kostenlos mindestens einmal jährlich eine Informationsveranstaltung zum aktuell gültigen Gemeinnützigkeitsrecht gibt.
Auch von anderen behördlichen Institutionen gab es diesbezüglich positive Rückmeldungen zu kostenlosen Beratungen oder anderen vergleichbaren Serviceleistungen. Nur landen derartige Hilfsangebote leider zu selten unaufgefordert bei den Vorständen im Ehrenamt