E-Rechnung ab dem 01.01.2025 – Was ist das und was ist zu tun? 

1. E- Rechnung – Was ist das?

Die sogenannte elektronische Rechnung ist ein standardisiertes maschinenlesbares Rechnungsformat. Zulässig sind Rechnungen im reinen XML-Format oder hybrid (XML nebst PDF).

Zur Klarstellung: Die bloße Übersendung einer Rechnung im PDF-Format via E-Mail ohne diesen speziellen Datensatz ist keine E-Rechnung!

2. Warum wird eine solche Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnung dient der Bekämpfung von Straftaten wie der Hinterziehung von Umsatzsteuern. In der letzten Ausbaustufe werden Rechnungen von Unternehmen nicht nur dem Rechnungsempfänger übermittelt, sondern auch unmittelbar dem Finanzamt. Zudem können die Finanzbehörden durch die standardisierte, maschinenlesbare Form der Rechnungen leichter Steuerprüfungen durchführen.

3. Ist mein Verein verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen/zu versenden?

Nein, wenn der Verein weder einen Zweckbetrieb und/oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält.

Nein, wenn der Verein keine umsatzsteuerpflichtigen Geschäfte tätigt.

Ja, sofern ein umsatzsteuerpflichtiger Zweckbetrieb und/oder ein umsatzsteuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb unterhalten wird.

4. Gibt es Ausnahmen bei der Rechnungserstellung?

E-Rechnungen müssen nicht erstellt werden,

• bei Rechnungen an Endverbraucher und Privatpersonen
• bei bestimmten umsatzsteuerfreien Umsätzen, z.B. Seminargebühren
• bei Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250 € nicht übersteigen 
• bei Rechnungen von ausländischen Rechnungserstellern oder Rechnungen an ausländische Rechnungsempfänger
• wenn die sog. Kleinunternehmerregelung zur Anwendung kommt (Umsatzvolumen bis 25.000 €/Jahr).

5. Muss mein Verein in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu erstellen?

Empfangen:

Ja, ab 01.01.2025 muss der Verein in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Dabei helfen kostenlose E-Rechnungsviewers, mit denen eine E-Rechnung lesbar dargestellt wird. Im Moment scheinen sich zwei Formate der E-Rechnung durchzusetzen. Diese heißen „XRechnung“ (rein strukturiertes Format) und „ZUGFeRD“ (hybrides Format aus XML- und PDF-Datenteil).  

Nur die hybriden Rechnungen können normal gespeichert, ausgedruckt und zu den Buchhaltungsunterlagen genommen werden, sofern der Verein noch eine händische Buchhaltung führt, was im Übrigen nicht zu empfehlen ist. 

Erhält der Verein eine rein elektronische Rechnung ohne PDF-Format, kann diese Rechnung „sichtbar gemacht werden“. Hierzu kann der Elster Viewer genutzt werden: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung

Erstellen:

Ein nicht umsatzsteuerpflichtiger Verein darf (noch) herkömmliche („sonstige“) Rechnungen erstellen. Er muss dafür jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen. Der Ersteller kann, wenn für ihn die Übergangsfristen gelten, anfragen, ob er Rechnungen wie bisher als sonstige Rechnungen senden könnte. Wenn nicht, dann hilft beim rein strukturierten Format (X-Rechnung) der Elster Viewer oder es kommt ein hybrides Format mit einem PDF-Datenteil, der wie gehabt lesbar ist.

6. Gibt es Übergangsregelungen?

Empfangen:

Nein, der Verein muss in der Lage sein, ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können.

Erstellen:

Für die Umsetzung der E-Rechnung wurden einige Übergangsregelungen festgelegt: 

• Bis Ende 2026 können Rechnungen noch als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden, z.B. auf Papier oder als PDF-Datei
• Bis Ende 2027 können kleinen Unternehmen, die einen Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr erzielt haben, Rechnungen ebenfalls noch als sonstige Rechnungen ausstellen
• Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen bei inländischen Umsätzen mit inländischen Unternehmen E-Rechnungen versenden